Na maioria das vezes o que torna uma viagem a
negócios desgastante são os erros cometidos pelos próprios viajantes
corporativos. Vejamos alguns deles.
As viagens corporativas são
essenciais para o crescimento e os negócios de uma empresa. Existem
diversos tipos de viajantes corporativos, alguns já estão tão acostumados
com as viagens, que passam mais tempo trabalhando na estrada do que no
escritório e não se incomodam com isso, existem aqueles que viajam só quando é
necessário, mas gostam tanto da experiência que estão sempre dispostos a viajar
pela empresa, e existem os viajantes que preferem resolver os problemas direto
do escritório a ter que se locomover, e tem pavor das viagens
corporativas. Para todos os tipos de viajantes, o problema é semelhante e
os erros cometidos são comuns, tanto para os mais experientes quanto para os
mais desavisados, e são erros que podem afetar toda a viagem, com desgastes e
frustrações desnecessárias.
Durante uma viagem a
negócios, o viajante deve ter em mente de que está representando a sua empresa,
e qualquer deslize cometido pode influenciar na sua reputação dentro da
empresa, e pior, pode até colocar em risco a imagem da organização. Sendo
assim, a atitude do viajante é tão importante quanto os cuidados que ele deve
tomar durante uma viagem.
Pensando
nisso, criamos uma lista com 7 erros que a maioria dos viajantes corporativos
cometem, e nossas recomendações do que não se deve fazer durante as
viagens corporativas.
1. Comprar
a passagem aérea em cima da hora
Quando falamos em gestão
necessariamente estamos falando de planejamento e este é o ponto mais
crítico e exigido pelas empresas. Toda empresa que deseja alcançar um ponto de
economia em viagens precisa explicitar o tempo mínimo de antecedência que o
colaborador deve emitir sua passagem aérea. Logo, planejar sua viagem com
mínimo de antecedência pode aumentar as chances de encontrarmos tarifas aéreas
com valores atrativos e uma variedade maior de disponibilidade de assentos.
Sempre que for emitir uma passagem aérea faça com no mínimo entre 7
a 10 dias de antecedência e use este prazo como regra
geral. No entanto, você precisa adaptar ao seu modelo de negócios a
política de antecedência de viagens da sua empresa.
2.
Organizar a mala
Nos tempos atuais, onde as
companhias aéreas estão cobrando taxas cada vez mais altas para cada tipo
de bagagem, você deve saber organizar a sua mala de maneira simples e ágil,
contando somente com o essencial para a sua estadia. Então antes de arrumar a
sua mala, tenha bem planejado por quantos dias você passará viajando, por
quantas reuniões você participará e se precisa de alguma vestimenta em
especial para algum evento durante a sua viagem. Assim fica bem mais fácil de
saber o que é o essencial para colocar na mala e evitar pesos desnecessários. É
muito importante ter um controle do peso que se leva na bagagem, para garantir
que o limite estipulado pela companhia aérea não foi ultrapassado.
3. Confiar
no tempo
O tempo é o grande
problema das viagens corporativas, principalmente quando você confia
demais nele e acha que vai conseguir fazer tudo o que planeja na hora
certa. Existe uma boa fórmula para conseguir não cometer esse erro: chegar
com antecedência nos lugares programados. Isso vale para diversos aspectos,
chegue sempre
com pelo menos 2 horas de antecedência nos aeroportos para evitar filas enormes
e maiores desgastes. Lembre-se que antes do embarque há o
check-in e a identificação e despacho das malas, e que nunca se sabe quanto
tempo isso pode levar. É melhor ficar esperando no aeroporto do que perder o
horário.
4.
Seguro de viagem adequado
Esse erro muitas vezes
parte da empresa, e não do viajante. Não ter uma boa política de viagens que
fornece um seguro viagem bem estruturado pode custar muito caro
emocionalmente e financeiramente para a empresa. Qualquer pessoa pode estar
sujeita a algum acidente ou a alguma doença, então é muito importante estar
ciente disso para ter uma rápida solução de eventuais problemas. Muitos
viajantes corporativos acham que o seguro viagem é um desperdício nas despesas
da viagem, e só enxergam a realidade em cima da hora, quando precisam do
serviço.
5.
Organização antes da viagem
Na véspera da viagem, evite
comer em excesso ou passar por grandes esforços físicos. Tenha
uma refeição saudável e durma bem, cerca de 8 horas de sono é o recomendado
para repor as energias e descansar bem. A viagem deve ser
tranquila, sem muitos desagastes e seria extremamente ruim se você já começasse
a viagem indisposto ou passando mal por causa de uma má alimentação. Escolha
roupas confortáveis para o dia da viagem e mantenha os seus documentos
necessários sempre perto e fáceis de achar, por que cedo ou tarde você vai
usá-los.
6.
Deixar o relatório de despesas para a última hora
O que muitos viajantes
corporativos fazem e é um dos principais erros, é deixar para fazer o relatório
de despesas no último momento da viagem. O que acontece, é que facilmente os
viajantes perdem os recibos de restaurantes que passaram, de táxis que tomaram
ou de algum outro serviço que foi necessário, e acabam por pagar a conta do
próprio bolso. Isso pode deixar uma viagem mais desgastante e é um problema
simples de resolver, basta organizar os recibos das despesas no dia em que
estas foram feitas.
7.
Abusar nos gastos com o cartão corporativo da empresa
Algumas empresas fornecem
um cartão para os viajantes corporativos. Se a sua empresa fornece essa
ferramenta, use-a somente com os gastos necessários e as despesas extras que podem
ocorrer durante a viagem, e nunca para gastos pessoais. Utilizar o cartão da
empresa com gastos pessoais, além de ser antiético, é um risco que pode custar
o seu emprego. Então a melhor coisa a se fazer é não subestimar o departamento
financeiro da sua empresa, pois eles podem rastrear as suas despesas e
encontrar excessos.
Esses erros parecem ser
simples e banais, mas na verdade são muito comuns de acontecer, mesmo com os
viajantes corporativos mais experientes. Com a correria de uma viagem a negócios,
você sempre acaba esquecendo de tomar alguns pequenos cuidados, que podem
tornar aquela viagem desgastante e improdutiva. O recomendado é que se
faça um check-list com todos os pontos importantes daquela viagem, para não se
esquecer de nada e não cometer nenhum desses erros, porque a viagem tem que ser
tão boa e produtiva para os viajantes corporativos quanto para as empresas.
